Afin d’établir les liens d’alliance ou de parenté qui vous unissent aux membres de votre famille, un certain nombre de documents doivent être joints à votre demande. Ces documents peuvent être des décisions judiciaires étrangères (p. ex. jugement de divorce ou d’adoption) ou des actes authentiques étrangers (p. ex. actes de naissance, de mariage). Il peut aussi s’agir de jugements supplétifs (c.à.d. qui remplacent des actes authentiques disparus ou inexistants).

Une fois le dossier de demande de visa complété, ces documents seront examinés par les autorités belges. Toute autorité belge, y compris l'Office des étrangers ou un officier de l'état civil de la commune, peut reconnaître ou refuser de reconnaître un acte. (L’article 27 du Code de droit international privé prévoit qu’« un acte authentique étranger est reconnu en Belgique par toute autorité sans qu’il faille recourir à aucune procédure si sa validité est établie conformément au droit applicable en vertu de la présente loi, en tenant spécialement compte des articles 18 et 21. L’acte doit réunir les conditions nécessaires à son authenticité selon le droit de l’Etat dans lequel il a été établi ». Lorsque l’autorité refuse de reconnaître la validité de l’acte, un recours peut être introduit devant le tribunal de première instance compétent.) Peut ainsi être refusé, l'acte jugé invalide par la loi ayant été désignée à s'appliquer par le Code de droit international privé (condition de fond et de forme), l'acte ne contenant pas d'apostille ou de législation ou l'acte contraire à l'ordre public (en cas de mariage simulé p. ex.), ...

En pratique, il peut toutefois s'averer difficile pour les bénéficiaires de protection internationale de produire des documents officiels. Ces documents peuvent n'avoir jamais existé ou avoir été perdus. Le réfugié peut courir un risque en contactant les autorités de son pays d'origine pour demander la délivrance de tels documents. Un tel contact s'avère d'ailleurs être incompatible avec un statut de protection internationale. De surcroît, même si de tels documents sont présentés par les bénéficiaires de protection internationale, les autorités belges peuvent encore émettre des doutes au sujet de leur validité.

La présentation de documents officiels constitue la règle générale, mais d’autres modes de preuve restent possibles, à titre subsidiaire. La loi prévoit en effet que si des documents officiels ne peuvent être produits, les autorités belges prendront d’abord en considération « d’autres preuves valables » pour établir les liens familiaux (art. 12bis § 5-6 de la loi sur les étrangers). Ceci vaut également en cas d'impossibilité de légaliser les documents (l'article 12bis § 6 de la loi du 15 décembre 1980 et de la circulaire du 17 juin 2009). Ce mode subsidiaire de preuve est cependant soumis à l’appréciation discrétionnaire de l’Office des étrangers. Pour être considérées comme valables, les « autres preuves » du lien familial doivent constituer « un faisceau d’indices suffisamment sérieux et concordants » pour permettre d’attester l’existence du prétendu lien familial.

A titre exemplatif, les « autres preuves valables » citées par la Circulaire sont les suivantes : les « autres preuves » du lien de filiation sont, notamment : acte, certificat, attestation de naissance; acte de mariage établi par les autorités belges compétentes en matière d’état civil dans lequel le lien de filiation apparaît; acte notarié homologué par l’autorité compétente; affidavit; carte d’identité nationale mentionnant le lien de filiation; contrat de mariage dans lequel le lien de filiation apparaît; extraits des registres de naissance; jugement supplétif. Les « autres preuves » du lien matrimonial ou du partenariat sont, notamment : acte de mariage coutumier dans le cas où un acte de mariage civil ne peut pas être produit; acte notarié homologué par l’autorité compétente; acte religieux; carte d’identité nationale mentionnant le lien matrimonial ou le partenariat; extrait d’acte de mariage ou du partenariat; jugement supplétif. (Circulaire du 17 juin 2009 portant certaines précisions ainsi que des dispositions modificatives et abrogatoires en matière de regroupement familial, M.B., 2 juillet 2009).

Si de telles preuves ne peuvent être apportées, les autorités belges peuvent procéder à des entretiens ou à toute enquête jugée nécessaire afin de vérifier la validité des faits ou documents en cause (Art. 12bis § 6, al. 2 de la loi sur les étrangers). L’entretien est davantage destiné à l’établissement de l’existence d’un lien conjugal (ou partenariat) alors que l’analyse complémentaire, en l’occurrence le test ADN, vise à prouver l’existence du lien de filiation.

En l’absence de preuves valables, l’Office des étrangers peut proposer que vous et les membres de votre famille concernés procédiez à un test ADN afin d’établir vos liens familiaux.

Bien que la loi prévoit qu’il ne peut en principe être procédé à des tests ADN qu’en dernier ressort après que d’autres moyens de preuves aient été recherchés, en pratique les autorités belges demandent d’effectuer des tests ADN dès qu'elles ont refusé de reconnaître la validité de l'acte de naissance (Art. 12bis §6, al. 2 de la loi du 15 décembre 1980 et circulaire du 17 juin 2009).

Les tests ADN permettent, au travers de prélèvements de quelques gouttes de sang, d’obtenir les empreintes génétiques d’une personne et de déterminer les personnes qui sont liées à elle biologiquement. La certitude des résultats avoisine les 100%. Réaliser des tests ADN n’est cependant pas anodin. En effet, l’équilibre familial peut être bouleversé par les résultats, notamment si ceux-ci révèlent des vérités biologiques jusqu’alors ignorées par les personnes concernées. D’autre part, cette procédure comporte un coût financier relativement important (200€ par personne testée).

Les tests ADN ne pourront être effectués qu’avec l’accord écrit des personnes (adultes) concernées.

Les prélèvements réalisés sur la personne en Belgique sont effectués par l’Hôpital Erasme à Bruxelles. A l’étranger, la prise de sang des membres de la famille est organisée par la représentation diplomatique ou consulaire belge.

Bien que des recours judiciaires puissent être introduits à l’encontre des décisions des autorités de refuser de reconnaître la validité des documents étrangers présentés, en pratique, les tests ADN constituent encore souvent une procédure rapide pour réaliser un regroupement familial. Ainsi, en pratique, lorsqu’elles ont un doute au sujet des documents soumis, les autorités belges refusent d’octroyer un visa sous réserve de la réalisation d’un test ADN. En cas de résultat positif, le visa est alors automatiquement accordé.

Pour commencer la procédure ADN, les membres de la famille concernés signent d’abord un formulaire de consentement (Annexe 2bis) à l’ambassade. Il sera transmis à l’Office des étrangers qui vous contactera ensuite pour que vous signiez également un formulaire de consentement (Annexe 3). 

L’Office des étrangers va vous inviter à une session d’information sur le déroulement de la procédure. Vous devrez d’abord effectuer le paiement de l’analyse à l’hôpital (200 € par personne testée) et transmettre une copie de la preuve de ce paiement à l’Office des étrangers. Ce dernier contactera alors le poste diplomatique concerné pour qu’il réalise les prélèvements sur les membres de votre famille. Les échantillons seront envoyés en Belgique par valise diplomatique (gratuit). Vous serez ensuite contacté par l’hôpital Erasme pour effectuer votre prise de sang.

Les frais de l’ensemble des prélèvements seront à votre charge, que les résultats des tests soient positifs ou négatifs.

À partir du moment où tous les échantillons de sang sont à l'Hôpital Erasme, il faut six à huit semaines pour que le résultat de l'analyse soit connu. Ce résultat est directement transmis à l’Office des étrangers qui vous en informe. Les données du test ne peuvent être utilisées que dans le cadre de cette procédure. Elles sont gardées à titre conservatoire au laboratoire en cas de contre-expertise.